Apakah Rapat Ini Benar-Benar Diperlukan? Lima Indikator Saat Rapat Seharusnya Tidak Diadakan

Apakah ada yang bisa diperoleh dengan mengadakan pertemuan di puncak cilotoindahpermai.co.id atau hanya "hal yang harus dilakukan" untuk menerima keputusan yang sudah dibuat atau kesempatan untuk melampiaskan ide yang tidak populer. Jika demikian, apakah biaya pertemuan sebanding dengan biaya tenaga kerja dan moral untuk proyek atau bisnis? Sebelum menjadwalkan pertemuan berikutnya, tanyakan "Apakah pertemuan ini benar-benar diperlukan?" Gunakan lima indikator di bawah ini untuk membantu menjawab pertanyaan dan menentukan kapan tidak mengadakan rapat.

 

 Pemilik rapat tidak dapat mengungkapkan tujuan yang valid untuk tujuan, sasaran, dan pencapaian yang diinginkan dalam satu atau dua kalimat tertulis. Mengapa pertemuan khusus ini diperlukan pada waktu tertentu ini? Jika tujuan pertemuan tidak dapat ditentukan, maka pertemuan tidak relevan dan akan membuang waktu semua orang. Jangan melangkah lebih jauh dalam proses perencanaan sampai tujuan terkait bisnis yang sebenarnya ditentukan.
Pemimpin rapat tidak memiliki agenda yang menetapkan topik dan tindakan kelompok yang akan diambil pada masing-masing pertemuan. Jika orang yang mengatur pertemuan tidak dapat fokus dengan cukup baik untuk merencanakan langkah-langkah tindakan yang harus dilalui oleh pertemuan, bagaimana mereka dapat mengharapkan orang yang diundang untuk fokus pada pencapaian hasil yang diinginkan? Agenda diperlukan untuk memfokuskan pertemuan, membimbing proses, serta untuk memulai dan mengakhiri pertemuan tepat waktu.
Partisipasi aktif dari semua calon peserta tidak diperlukan untuk memenuhi tujuan utama dan topik pertemuan. Mengapa memanggil rapat jika tidak ada pekerjaan kelompok yang harus dilakukan? Jika ada sesuatu yang perlu dibagikan dengan satu atau dua orang, yang biasanya datang ke pertemuan Anda, pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan informal singkat di kantor Anda, ruang istirahat, obrolan lorong cepat, atau menggunakan telepon. Ini menghemat waktu orang lain yang harus duduk melalui pertemuan dengan topik yang mungkin tidak terkait dengan upaya kerja mereka. Jika informasi harus dibagikan yang tidak memerlukan diskusi, tentukan apakah informasi tersebut dapat diberikan dalam bentuk tertulis. Jika bisa, kirimkan informasi dalam email atau sebagai lampiran alih-alih menempatkan semua orang di ruang rapat atau di panggilan konferensi.
Peserta yang dapat datang ke pertemuan mungkin bukan orang-orang yang diperlukan di sana pada tanggal dan waktu yang dipilih. Misalnya, pembuat keputusan penting atau mereka yang paling memahami masalah atau pekerjaan yang akan dibahas tidak dapat hadir. Jika suatu keputusan telah dibuat, apakah diperlukan rapat untuk memberi tahu semua orang atau berpura-pura "menerima?" Hal ini dapat menyebabkan rendahnya kepercayaan pada pemimpin rapat. Apakah relevan untuk membahas masalah yang dirasakan atau masalah alur kerja, jika orang yang paling dekat dengan masalah atau masalah itu tidak tersedia? Meninggalkan mereka yang paling terlibat tidak akan menghasilkan hasil yang efektif dan dapat menyebabkan kebencian.
Penyelenggara rapat tidak dapat menemukan tempat yang baik untuk mengadakan rapat. Ini mungkin tampak jelas, tetapi beberapa orang benar-benar melakukan semua perencanaan di atas tetapi lupa untuk memesan lokasi untuk rapat! Apakah ada kamar yang tersedia yang memiliki tempat duduk yang nyaman untuk semua peserta? Apakah ruangan ini memenuhi persyaratan teknis yang mungkin diperlukan untuk rapat? Apakah lokasi rapat nyaman untuk sebagian besar peserta? Kebanyakan orang tidak menantikan pertemuan, terutama jika mereka mengalami ketidaknyamanan, membuang waktu untuk masalah peralatan, atau harus menghabiskan waktu ekstra hanya untuk melakukan perjalanan ke pertemuan. Jika lokasi pertemuan tidak diatur sebelumnya, maka terlalu banyak waktu berharga akan terbuang untuk mencari tempat untuk bertemu ketika semua orang tiba di lokasi, jadi cukup jadwalkan kembali ke tanggal lain.

Ingat, hanya karena waktu dan lokasi pertemuan yang dijadwalkan secara teratur ditetapkan, itu tidak berarti semua orang harus disatukan. Jika salah satu dari lima indikator di atas muncul ketika merencanakan pertemuan, maka batalkan saja pertemuan untuk minggu ini atau untuk sementara waktu jika ini tidak akan memengaruhi produktivitas proyek atau tim. Dengan membatalkan pertemuan yang tidak perlu, setiap orang yang akan terlibat mungkin melihat lebih banyak kebutuhan untuk pertemuan minggu berikutnya. Yang pasti semua calon peserta rapat akan memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan lain dalam minggu ini. Orang biasanya menghargai jika mereka tidak harus menghadiri pertemuan formal yang tidak perlu. Dengan membatalkan pertemuan yang tidak perlu, peserta yang direncanakan dapat menggunakan waktu dengan lebih bijaksana sendiri. Ingat untuk merencanakan rapat dengan benar dan selalu bertanya "Apakah pertemuan ini benar-benar diperlukan?"